Informasi Terkait Kendala Penggunaan dan Panduan Aplikasi RIS
Proses Bisnis Aplikasi RIS
Berikut merupakan alur proses bisnis dari Aplikasi RIS.
Bagaimana Cara Mengubah Template Alur atau Approval pada SK RIS yang Sedang Sirkulir?
Template alur sirkulasi tidak dapat diedit setelah digunakan dalam SK yang telah disirkulasikan. Oleh karena itu, pada saat pembuatan SK sebaiknya dilakukan pengecekan terhadap data alur sirkulasi. Apabila terdapat ketidaksesuaian, segera hubungi tim Admin Legal untuk merevisi template alur tersebut dan membuat ulang SK dengan template yang sudah disesuaikan.
Mengapa Muncul “Tanda Tanya (???)” pada Judul SK/Regulasi (RIS)?
Tanda tanya muncul disebabkan adanya tanda petik (‘) pada judul regulasi, sedangkan pada judul regulasi tidak boleh mengandung tanda petik. Untuk itu, silakan sesuaikan judul regulasi yang ada secara keseluruhan, termasuk formatting pada judul seperti huruf tebal (bold) atau paragraf tengah (center paragraph). Kemudian, masukkan kembali judul regulasi yang sesuai tanpa formatting apa pun karena judul akan disesuaikan oleh sistem.
SK Tidak Bisa Di-Upload/Gagal Membuat SK dan Tidak Tersimpan di Daftar Regulasi
Hindari inputan yang mencantumkan special character pada setiap field inputan, terutama penggunaan tanda kutip satu ataupun kutip dua, kemudian maksimal jumlah karakter pada setiap field adalah 4000 karakter, jika teks cukup panjang dan ketika disimpan tidak masuk datanya, maka kemungkinan besar teks tersebut lebih dari 4000 karakter.
Jika Penomoran SK Tidak Sesuai Apakah Bisa Dilakukan Perubahan?
Penomoran SK dilakukan secara otomatis atau sudah digenerate oleh sistem dan tidak dapat dilakukan perubahan secara manual oleh pengguna. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari duplikasi penomoran SK lainnya.
Bagaimana Cara Mengajukan/Setting SK Rektor Backdate
Untuk setting SK backdate dapat dilakukan oleh reviewer pemeriksa nomor SK, silakan dapat berkoordinasi dengan reviewer nya.
Bagaimana Jika Posisi Reviewer SK Kosong Atau Sudah Tidak Aktif
Hal tersebut dikarenakan posisi masih kosong pada SOTK nya, untuk sementara ini bisa di isi saja ke pimpinan lama atau pemilik jabatan sebelumnya untuk menghindari duplikasi data. Untuk mengubah nya dapat dilakukan oleh pembuat naskah pada halaman berikut.
Mengapa QR Code Tidak Muncul di Lampiran SK?
Ada beberapa kemungkinan penyebab QR Code tidak muncul, antara lain:
- File PDF yang diunggah ke sistem dalam kondisi terproteksi.
- Jumlah halaman lampiran terlalu banyak sehingga sistem gagal melakukan generate QR.
Apakah QR Code Bisa Ditambahkan Setelah SK Terpublikasi?
Tidak bisa. Setelah SK berstatus terpublikasi, sistem tidak lagi mengizinkan perubahan pada dokumen tersebut, termasuk penambahan QR Code.
Bagaimana Cara Memastikan QR Muncul Sebelum SK Dipublikasikan?
Pastikan untuk melakukan pengecekan QR Code pada lampiran sebelum proses publikasi atau diseminasi dilakukan. QR seharusnya otomatis tersedia di lampiran setelah SK disahkan oleh pejabat penetap.
Apa yang Harus Dilakukan Jika QR Tetap Tidak Muncul Meskipun File Tidak Terproteksi?
Silakan hubungi kami untuk pemeriksaan lebih lanjut, dan pastikan file yang diunggah sesuai dengan ketentuan (tidak terenkripsi, ukuran wajar, dan format standar PDF).
Mengapa Bagian Nomenklatur atau Poin Tertentu Tidak Bisa Tersimpan Saat Mengedit Draft SK?
Pastikan tidak ada penggunaan tanda kutip satu (‘) atau tanda kutip dua (“) pada isian, karena dapat menyebabkan proses penyimpanan edit draft SK gagal.
Mengapa Tidak Muncul Tombol Set Backdate untuk Mengatur Tanggal Pengesahan SK?
Tombol ‘set backdate’ hanya muncul apabila SK masih berada di tahap pemeriksaan nomor atau satu tahap sebelum dipublikasikan.
Apakah Proses Dapat Dikembalikan ke Pembuat Naskah Jika SK Ditolak oleh Warek 1?
Sesuai keputusan tim legal, surat keputusan yang telah ditolak tidak dapat dikembalikan statusnya. Pembuat perlu membuat ulang surat keputusan tersebut.
Format Tulisan Tidak Sesuai Setelah Klik Simpan SK
Untuk memastikan format SK terstruktur, bisa mengikuti langkah-langkah berikut :
- Salin isi teks dan tempelkan (paste) terlebih dahulu ke Notepad untuk menghapus format yang tidak diinginkan.
- Setelah itu, salin ulang teks dari Notepad dan masukkan ke dalam teks editor, menggantikan teks yang telah di-insert sebelumnya.
Proses Pengisian Poin :
- Masukkan poin pertama ke teks editor pertama.
- Masukkan poin kedua ke teks editor kedua.
- Lanjutkan dengan poin-poin berikutnya secara berurutan.
Cara Menentukan Format Poin :
- Jika menginginkan format penomoran seperti “KESATU, KEDUA, dst”, pastikan untuk memilih tipe poin dengan numbering dan bukan tipe bab atau pasal.
Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, format SK akan lebih rapi dan terstruktur.
Bagaimana Mengatasi Regulasi Pending Approval yang Tidak Bisa Dikembalikan?
Reviewer dapat mengajukan revisi jika ada konten SK yang perlu diperbaiki. Berikut untuk langkah-langkah nya :
Masuk ke halaman Persetujuan Regulasi >> Pada kolom Aksi, klik Request Revision >> Isi keterangan revisi yang diperlukan, lalu klik Submit.
Setelah itu, SK akan dikembalikan kepada pembuat naskah. Reviewer dapat memeriksa ulang SK setelah pembuat naskah mengirimkan hasil revisinya.
Siapa Saja yang Bisa Desiminasi atau Menjadi Desiminator SK di Aplikasi RIS?
Secara proses bisnis, untuk diseminator harus pemilik jabatan Kepala Bagian atau Manager atau apabila di Fakultas bisa diajukan oleh Kepala Urusan atau Asisten Manager.
Kenapa Poin “Menetapkan” Tidak Muncul di SK RIS?
Pastikan pengisian teks dilakukan dengan mengetik langsung pada sistem, bukan dengan menyalin (copy–paste) dari dokumen lain seperti Word atau PDF.
Teks hasil salinan umumnya mengandung formatting yang kompleks, sehingga tidak dapat terbaca dengan baik oleh sistem.
SK RIS hanya mendukung format teks dasar.
